štvrtok, január 17

Staň sa svojim najlepším šéfom

Google+ Pinterest LinkedIn Tumblr +

Na študentov sa to sype z každej strany: produktivita, organizovanosť, efektívna práca… Time management, alebo spravovanie času, je už takmer klišé pojem, ktorý ti však nikto poriadne v škole nevysvetlí. Čo to znamená „zadeliť si čas“ a ako konkrétne môžeš pracovať efektívne? Skvele na tieto otázky odpovedala Terézia Hochmuthová, mentorka v Teach for Slovakia. Tento článok vznikol na základe jej workshopu s názvom Staň sa svojim najlepším šéfom na NOCi v Košiciach.

Prečo je pre teba dôležité byť zorganizovaný a efektívne plánovať svoj čas?

V prvom rade si treba zodpovedať túto dôležitú otázku. Prečo? Hoci neexistuje jedna správna odpoveď, je celkom možné, že si si pomyslel na tieto veci:

  • aby si efektívnejšie pracoval
  • aby si predišiel vyhoreniu (čiže tvoj režim je dlhodobo udržateľný)
  • aby si mal menej stresu
  • aby si mal viac času na oddych a zábavu

Práve takéto zamyslenie sa nad tvojim vlastným „prečo“ ti pomôže začať s lepšou organizáciou času. Čo však vlastne znamená time management? Je to veľmi jednoduché, v angličtine je to princíp Getting Things Done (splniť svoje úlohy). Asi zápasíš práve s tým, keď čítaš tento článok. Nestíhaš seminárku, ani len netušíš, kde máš učebnicu na skúšku alebo sa jednoducho nestíhaš natoľko venovať rodine a priateľom, pretože neustále doťahuješ „veci“. Našťastie, Terka prezradila niekoľko kľúčových zásad, vďaka ktorým sa ti bude v time managemente dariť oveľa lepšie.

Počas workshopu Staň sa svojim najlepším šéfom. NOC 2017.

1. Všetko na jednom mieste

Priznávam, kedysi som ja sama mávala milióny malých papierikov s rôznymi úlohami, poznámkami, nápadmi či myšlienkami. Boli všade v mojej izbe, v kuchyni či v kúpeľni… no mnohé sa stratila a úprimne, väčšinu tých vecí som asi neurobila. Namiesto tohto systému je dobré mať úplne všetko na jednom mieste. Všetko v tomto prípade zahŕňa:

  • stretnutia
  • termíny (v škole alebo v práci)
  • úlohy (nielen zo školy; ja pravidelne zabúdam niečo dôležité kúpiť)
  • nápady, ku ktorým sa chceš neskôr vrátiť
  • niečo, o čo ťa poprosili a ty si sľúbil, že to urobíš… ale bežne na to zabudneš

V prvom rade teda všetky takéto to-do potrebuješ zhrnúť na jedno miesto. Je úplne na tebe, či uprednostníš papierovú alebo elektronickú formu. Môžeš používať zošit alebo diár, môžeš použiť online pomôcky ako Google Keep alebo Wunderlist. Samozrejme, výhoda online vecí je, že informácie nestratíš vďaka zálohovaniu. Avšak ak sa ti lepšie rozmýšľa, keď píšeš na papier, stále je to lepšia možnosť ako mať rozhádzané úlohy všade po stole.

ÚLOHA: Aby si z tohto článku aj mal praktický úžitok, vezmi pero a papier a napíš si 10 vecí, ktoré nechceš zajtra zabudnúť. Ešte sa k tomuto zoznamu vecí vrátim, aby som ti vysvetlila, ako sa postaviť k dlhému to-do listu.

Na workshope sa objavilo mnoho zvedavcov, ktorí sa chceli naučiť spravovať svoj čas lepšie. Každú z úloh v tomto článku splnili tiež.

2. Ako si určovať priority

Keď si spíšeš úplne všetko na jedno miesto, rýchlo zistíš, že tých úloh je… neúrekom. Vyniesť smeti, dopísať diplomku, zavolať šéfovi, kúpiť darček kamoške… Vtedy prichádzajú na rad pomôcky na určovanie priorít. Jedna z najznámejších je tzv. Eisenhowerova matrica. Eisenhower bol popri mnohých ďalších funkciách istý čas aj prezidentom USA, vieš si teda predstaviť, že jeho rozvrh bol preplnený. Avšak používal túto skvelú matricu na určovanie priorít.

V podstate rozdelil list papiera na 4 časti:

  1. Dôležité a naliehavé: prioritné – tieto úlohy urob hneď
  1. Menej naliehavé ale dôležité: tieto úlohy naplánuj – rozhodni sa, kedy presne ich urobíš
  1. Menej dôležité ale naliehavé: tieto úlohy deleguj (ak sa dá)
  1. Menej dôležité a menej naliehavé: tieto úlohy nerob (jednoznačne nie v prípade, že máš nejakú inú prácu, pretože to je niečo, čo môžeš urobiť neskôr)

ÚLOHA: Rozdeľ si svojich 10 úloh na zajtra do jednotlivých častí matrice podľa ich urgentnosti a dôležitosti. Cieľom je okrem prioritizovania aj tzv. vedomé zanedbávanie: jednoducho veci, ktoré nie sú dôležité ani urgentné, nerob.

3. Najdôležitejšia časť: Uprac si

Ak používaš appku ako je napríklad Wunderlist, a tam si všetky svoje úlohy zapíšeš, je dôležité si v nich udržiavať poriadok. Môžeš k nim pridať rôzne štítky a rozdeliť ich do kategórií (škola, práca, projekt a pod.). Okrem toho – a toto je ozaj dôležité – k nim môžeš priradiť termín. Takže posledná praktická úloha tohto článku je hádam zjavná.

ÚLOHA: Daj svojim úlohám realistický čas a termín. Zaraď si termíny do kalendára/diára a snaž sa ich plniť.

Práve v tomto vníma aj Terka rozdiel medzi to-do listom a kalendárom. V kalendári vidíš len jednotlivé termíny, ale nevidíš kroky, ktoré k nemu vedú. Preto je tento systém taký efektívny. Deje sa totiž hneď niekoľko vecí naraz:

  • máš zapísané všetko, čo musíš urobiť – na nič nezabudneš
  • vieš, čo je naozaj dôležité
  • vieš, kedy to máš urobiť

Nie je to len o úlohách: Nie si robot

Samozrejme, produktivita alebo dobrý time management nie je len o plnení úloh. Pravidelné prestávky, voľný čas  a dostatok oddychu a zábavy sú rovnako dôležité pre múdre spravovanie času ako je práca samotná. Uisti sa teda, že aj počas dňa si dopraješ pravidelné krátke pauzy.

Táto technika má dokonca aj názov: Pomodoro (hoci nič s paradajkami nemá). Znamená to, že dlhší čas práce (napríklad 25 minút) striedajú krátke prestávky (5 minút). S časom sa môžeš samozrejme pohrať, sám vieš, ako sa ti najlepšie pracuje. Hlavne, nech napokon nemáš dlhšiu prestávku ako čas na prácu či štúdium.

Terka nezabudla zdôrazniť dôležitosť našej celkovej pohody – wellbeing. Je to rovnako dôležité ako plánovanie.

Najviac vo mne okrem týchto praktických rád však zarezonovala jedna vec, ktorú Terka povedala.

Time management je dobrý sluha, ale zlý pán. Buďte k sebe úprimní a nezabúdajte na vašu pohodu.

Myslím si, že práve táto myšlienka je kľúčová, ak potrebuješ prehodnotiť svoj prístup k času a plánovaniu. A prečo je práve Terézia Hochmuthová dobrý zdroj rád o time managemente? Pretože jej práca v Teach for Slovakia vyžadovala túto zručnosť každý deň (pravdepodobne každú minútu).

Terézia Hochmuthová je mentorka v programe zameranom na rozvoj mladých ľudí na Slovensku, študovala v Prahe a Goteborgu, pracovala ako dobrovoľníčka pre Amnesty International a dva roky učila deti na severovýchode Slovenska prostredníctvom programu Teach for Slovakia.

Share.

About Author

Knihomoľka, študentka, priateľka, milovníčka kávy, wannabe-spisovateľka, svetlo sveta a soľ zeme. Píšem, prekladám, spievam a som dobrovoľníčka v ESN Slovakia. Hľadám hodnoty, ktoré sú večné a učím sa žiť naplno.

Leave A Reply